Non c’è dubbio, il Performance Management a Feedback Continuo così come lo conoscevamo sta lasciando posto a qualcosa di nuovo. Dopo l’ingresso della digitalizzazione e dopo due anni di pandemia, che hanno accelerato la nascita di bisogni e necessità nuove nel mondo del lavoro, ci ritroviamo dentro il futuro.

 

“La vera motivazione viene dal successo, dallo sviluppo personale, dalla soddisfazione sul lavoro e dal riconoscimento” Frederick Herzberg

 

Potremmo dire che, alla radice della trasformazione e del futuro del Performance Management, c’è proprio questa frase dello psicologo statunitense. Sì perché i motori e gli strumenti del PM sono cambiati e con loro obiettivi e strategie.

A dire la verità, questa evoluzione colpisce tutto il mondo del lavoro e del business.

 

Cosa sta cambiando

 

Con l’avanzata del distance working e i bisogni della nuova generazione di lavoratori, le aziende si sono trovate a dover aggiustare strategie, obiettivi e modalità. In poche parole, se ancora non l’hanno fatto, devono cambiare approccio.

Meccanismi di feedback annuali o semestrali non sono più accettabili, così come sistemi di rating a distribuzione forzata che generano percezione di disuguaglianze all’interno delle aziende. E’ arrivato il momento di lasciare il passo a un nuovo Performance Management, che potrebbe anche cambiare definizione, in nome dell’EVOLUZIONE.

Quello che devi sapere è sicuramente dove stiamo andando. Ma senza dimenticare di conoscere bene anche da dove veniamo.

Per questo abbiamo deciso di parlare del futuro del PM partendo dalle basi

 

Cos’è il Performance Management a feedback continuo

 

Il Performance Management è una materia che si occupa di gestione delle prestazioni. Le prestazioni di chi lavora in azienda.

Più in particolare il PM osserva, analizza e misura le performance delle singole persone e dei gruppi e cerca di tenerle continuamente allineate agli obiettivi strategici aziendali.

La sua definizione è dinamica, proprio come il performance management stesso, e cambia insieme alla strategia aziendale e agli obiettivi.

 

Se andiamo ad osservare la parola Performance scopriamo che può avere almeno 3 significati diversi e può riferirsi (come spiegano gli autori La Sala e Esposito):

  • al “risultato ottenuto”
  • al processo costruito per raggiungere il risultato
  • a come vengono percepite le azioni di un’azienda, sia al suo interno e sia nel contesto operativo di riferimento

 

Cosa accomuna queste definizioni? Sono tutte cose misurabili. Un sistema di performance management si attua quando, posto un obiettivo, iniziamo a misurare le performance. Inutile dire che il PM incide direttamente sulla crescita aziendale.

 

Cos’è un sistema di PM

 

Misurare, valutare. Ecco quello che deve fare un sistema di PM in grado di reggere l’intero assetto aziendale.

La valutazione delle performance è un sistema di gestione delle prestazioni che ti permette una valutazione più oggettiva delle persone, delle loro competenze, delle loro prestazioni e dei risultati.

La valutazione delle prestazioni si concentra sulla performance del lavoratore: ovvero sul contributo che il collaboratore fornisce all’organizzazione, utilizzando le proprie competenze.

Il verbo “valutare” può avere diversi significati: apprezzare, giudicare, soppesare, confrontare, misurare o ancora determinare il pregio, la qualità, l’importanza di una cosa.

In definitiva vuol dire assegnare un valore.

 

Cosa si valuta in azienda?

 

Gli oggetti della valutazione sono fondamentalmente fatti, eventi, comportamenti e risultati osservabili e misurabili il più oggettivamente possibile.

Per riuscire a valutare il più oggettivamente possibile è utile avere il supporto di strumenti e tecniche che possano, in qualche modo, ridurre al minimo i fattori soggettivi durante la valutazione.

 

La prestazione può essere valutata sotto due aspetti:

 

  • dai risultati ottenuti dal lavoratore sugli obiettivi assegnati (il “cosa è stato fatto”), in qualunque modo siano stati definiti;

 

  • dai comportamenti organizzativi del lavoratore (il “come è stato fatto”) che possono riguardare molteplici aspetti (modo di gestire le persone, le risorse materiali, le decisioni…).

 

Perché la valutazione oggettiva delle performance è importante

 

La valutazione di per sé non è oggettiva e l’essere umano deve sforzarsi per renderla il più oggettiva possibile.

Per esserlo dovrebbe basarsi su criteri equi: a scuola, per esempio, un compito in classe uguale per tutti non è equo

L’uguaglianza è nemica dell’equità, e per attuare un criterio meritocratico è necessario dare a tutti le stesse possibilità.

Essere più oggettivi possibili vuol dire valutare bene le performance delle persone, e vuol dire quindi accorgersi tempestivamente degli errori o dei meriti. In questo modo l’azienda può svilupparsi davvero. 

Lo strumento più importante del PM è il Feedback.

Lo strumento più importante del futuro è il Performance Management a Feedback Continuo.

 

Cos’è il Feedback

 

E’ una delle risorse più importanti nell’ambito del Performance Management a feedback continuo. A grandi linee è un riscontro il più oggettivo possibile delle prestazioni lavorative e può essere fornito dal manager al collaboratore, ma anche dal collaboratore al manager.

Letteralmente composto da due parole, “alimentare, nutrire” e “indietro” il feedback serve proprio a questo: guardare a ciò che viene fatto per “nutrirlo” ovvero correggere dove si sbaglia e incoraggiare, cioè rinforzare, ciò che funziona.

Potremmo dire che gran parte del successo di un’azienda si basa sul feedback.

La funzione principale di questo processo è infatti raccogliere informazioni sulle PERFORMANCE di collaboratori e manager. Una volta analizzate le informazioni sarà possibile andare a migliorare le eventuali lacune, correggere gli errori, ma anche dare valutazioni positive su ciò che sta funzionando.

 

Perché il Feedback è importante

Nel dare e ricevere riscontri i manager devono tenere aperto un dialogo con i collaboratori, questo aiuta le persone a sentirsi “viste”, considerate, e quindi parte dell’azienda. Di conseguenza cercheranno di migliorare e crescere all’interno dell’organizzazione, garantendone così lo sviluppo e il successo.

 

Come dare un feedback

Il feedback deve contenere consigli utili per il potenziamento di una capacità. Dare riscontri oggettivi non vuol dire giudicare bensì valutare. Quando si forniscono queste valutazioni infatti, deve esserci sempre un dialogo aperto, per far sentire l’interlocutore davvero supportato. Il feedback deve essere fondamentalmente un aiuto per chi lavora in azienda. Questo vale sia per i collaboratori che per i manager.

 

Performance Management a Feedback continuo

Il futuro (che è già qui) del PM è il FEEDBACK CONTINUO nel tempo, costante e il più oggettivo possibile. Tutto questo oggi è possibile per chi sceglie di adottare sistemi tecnologici innovativi.

 

Tante valutazioni e non una sola

 

Nelle aziende che puntano allo sviluppo continuo i feedback vengono forniti spesso, dai dipendenti nei confronti dei manager e viceversa. Fondamentale è infatti dare più riscontri durante l’anno e non uno solo alla fine dell’anno come accadeva in passato.

I vecchi sistemi di PM prevedevano che il manager fornisse valutazioni dei collaboratori una volta l’anno: un metodo inefficace sotto molti aspetti. Non forniva una valutazione oggettiva e non teneva conto dei comportamenti dei collaboratori durante tutto l’anno.

Fornire feedback in tempo reale, e poter registrare queste valutazioni durante tutto l’anno aiuta le aziende nella conoscenza delle persone, delle loro abilità, caratteristiche individuali e delle loro capacità.

In questo modo l’organizzazione saprà dove è necessario intervenire, cambiando ruolo a una persona, o aiutandola con la formazione ad hoc, in modo da prendersi cura e “nutrire” quelle che sono le potenzialità dei TALENTI presenti in azienda. Lo sviluppo delle tecnologie e la digitalizzazione sono alla base del nuovo PM.

Bene. Adesso che siamo partiti dalle basi possiamo tuffarci nel FUTURO.

 

Futuro del PM e Digitalizzazione “Umana”

 

Il primo e fra i più importanti cambiamenti è quello della digitalizzazione. La Digital Innovation è forse la sfida principale per le aziende. Una sfida che sta rivoluzionando i sistemi di Performance Management a Feedback Continuo.

 

A cosa serve la Digital Transformation?

 

La digital transformation sta cambiando radicalmente il modo di operare nel PM. Abbiamo iniziato a introdurre nuovi modelli per semplificare, rendere più sicuro, efficace ed efficiente il lavoro. E questo soprattutto nel campo della valutazione e formazione delle persone.

L’innovazione digitale, se gestita bene, porta in azienda, e soprattutto fra i collaboratori, anche una maggiore motivazione, coinvolgimento e voglia di innovarsi. In particolare:

 

  • Aiuta a creare ambienti più collaborativi in cui le nuove tecnologie e i bisogni delle persone si intrecciano e si sostengono a vicenda

 

  • Aumenta l’efficienza del sistema produttivo

 

  • Incrementa il benessere dei lavoratori

 

  • Sviluppa la qualità della produzione

 

 

Sì, ma per realizzare tutto questo ci vuole un CAMBIAMENTO fatto bene.

 

 

Humanizing Digital: il futuro nel PM è delle persone

 

Il cambiamento va fatto non digitalizzando le persone e i loro approcci, ma umanizzando il digitale. Insomma, avvicinare il digitale ai bisogni e agli obiettivi dell’organizzazione e non il contrario.

Ma come fare?

Prima di tutto l’azienda dovrebbe passare da un modello piramidale a strutture piatte e interconnesse.

 

In poche parole per entrare al meglio nel futuro del PM è necessario passare da un approccio orientato al “controllo” del dipendente a un approccio che valorizzi l’interazione spontanea, l’apprendimento. Anche la gestione per obiettivi dovrà essere caratterizzata da un forte delegare e da un buon supporto (coaching).

 

Mentre i modelli organizzativi migliori saranno quelli strutturati secondo la metafora del funzionamento del cervello (Learning Organizations). I sistemi si baseranno sull’elaborazione e sulla generazione di informazioni. Queste permettono alle organizzazioni di apprendere e di auto-organizzarsi. Dovranno essere valorizzate, all’interno delle organizzazioni, le comunicazioni spontanee e libere.

 

Manca solo un passo per afferrare il futuro.

 

Dal Performance Management al People Development

 

A cambiare sono i processi, gli obiettivi, le modalità. Ma soprattutto sono le persone e i loro bisogni. Nel futuro del Performance Management c’è la parola SVILUPPO.

Il PM in questo futuro dovrà essere affiancato da una nuova visione aziendale, quella orientanta al People Development. Cosa vuol dire?

Il termine People Development esprime la scelta di riconoscere le persone come l’asset aziendale più importante e insostituibile (se non con altre persone).

 

I benefici del People Development

 

Ma quali benefici ci sono per le aziende che scelgono le persone?

 

La motivazione

 

Le aziende crescono e le persone lavorano meglio se c’è motivazione. Per mantenere alta la motivazione puntare sulle persone è la scelta vincente. Perché?

Lavorare in un’azienda non permette spesso ai dipendenti di essere a contatto con tutte le fasi del processo produttivo e di conoscere i risultati del proprio lavoro. Questo fa diminuire la motivazione.

Spesso i manager credono che il modo migliore per tenere alta la motivazione siano premi o denaro. Niente di più sbagliato. Non perché alle persone non interessino i soldi, ma perché il denaro è vissuto come una ricompensa per il lavoro che abbiamo già fatto.

Al prossimo stipendio, uguale al precedente, l’entusiasmo e la motivazione saranno già finiti. La scelta giusta è invece RENDERE PARTECIPI le persone degli OBIETTIVI, farle sentire CONNESSE al contesto, prese in considerazione.

 

La Brand Reputation

 

Se una persona che lavora all’interno dell’azienda ne parla bene, e continua a parlarne bene anche dopo che avrà lasciato l’azienda, è un fattore molto importante.

Perché sono le persone che lavorano all’interno a costruire per prime la reputazione dell’azienda. La differenza fra una bad reputation e una good reputation sta nel sentimento della persona che lavora in azienda: se si sente considerata, accettata.

 

Clima Interno

 

Tutte le persone sono in grado di dare un valore aggiunto all’azienda. Ma è il clima aziendale che deve permettere alla persona di esprimere il proprio potenziale.  Quindi, solo se la cultura dell’azienda terrà conto dei bisogni e dello sviluppo professionale e aziendale della persona. L’azienda deve occuparsi di formare le persone.

Questo vuol dire anche aspettarsi che ci siano errori da parte delle persone, perché sono parte dell’apprendimento. Apprendendo le persone migliorano, si sentono più motivate a offrire il proprio contributo e crescono, contribuendo a far crescere l’intera azienda.

 

Servono SISTEMI DIGITALI E TECNOLOGIE sempre più in grado di misurare e sfruttare gli algoritmi per avvicinarli alle persone che formano le aziende, ai loro bisogni e alle loro potenzialità. Lo sviluppo e il successo delle aziende dipendono da questo.

 

 

Nuovi ruoli nel futuro del PM: il CHO

 

Se ancora non l’avete capito, nel futuro del PM ci sono sistemi e tecnologie in grado supportare il Performance Management a Feedback continuo e nuovi obiettivi con al centro i bisogni delle persone.

Tutto questo si porta dietro cambiamenti importanti.

Una delle rivoluzioni in questo senso è la trasformazione di molti ruoli, a partire dal CEO fino a quello che una volta veniva definito responsabile delle risorse umane e che oggi è arrivato ad essere definito Chief Happiness Officer, un vero e proprio manager della felicità.

Questa figura si è sviluppata partendo da un assunto: se un ambiente lavorativo è un luogo felice, i collaboratori saranno più soddisfatti. Si ammaleranno meno, saranno più produttivi e contenti di far parte dell’organizzazione.

 

Chi è e cosa fa un Chief Happiness Officer?

 

La prima azienda che ne ha assunto uno è stata Google, ma in Italia abbiamo conosciuto pionieri di questa mentalità già negli ‘50, come Adriano Olivetti.

Oggi il manager della felicità si occupa principalmente di creare un luogo di lavoro dove la struttura gerarchica diventa orizzontale e dove si realizza il potenziale di ogni persona e soprattutto il suo benessere.

Quello del CHO è solo una delle ultime manifestazioni della necessità di aziende e organizzazioni di investire nel benessere delle persone.

 

I benefici di investire nel benessere dei collaboratori

 

Introdurre la cura e l’attenzione alle persone, creare un ambiente lavorativo “felice” ha molti vantaggi:

 

  • Riduce l’assenteismo: chi è demotivato si assenta molto di più dal proprio posto di lavoro e questo si traduce in una perdita di produttività per l’azienda

 

  • Combatte la frustrazione che inevitabilmente deriva da un lavoro che non ci vede partecipi, valorizzati e in cui non ci sentiamo parte di qualcosa

 

 

  • Abbatte la sindrome da stress derivata dal lavoro, sempre più diffusa in Europa

 

 

Benvenuto, sei appena atterrato nel futuro. Ma come fai a portare con te l’intera azienda in questo nuovo scenario?

 

 

Come portare il cambiamento in azienda

 

La transizione verso il futuro del PM comporta cambiamenti che devono essere introdotti nell’organizzazione.

Cambiamenti dovuti all’innovazione e a una nuova gestione operativa. Per portare il futuro in azienda serve un piano e un aiuto che fornisca gli strumenti e i processi per riconoscere e comprendere il cambiamento. Perché saperlo gestire significa governare la trasformazione, senza esserne travolti.

 

Cosa fare per gestire il cambiamento

 

E’ necessario saper prevedere e gestire le reazioni delle persone che formano l’azienda. Ma anche, al contrario, saper aiutare i collaboratori ad affrontare e canalizzare i cambiamenti. Cosa dobbiamo fare per preparare l’azienda ai cambiamenti?

 

Gestire le emozioni

 

Cambiare può sembrare difficile, a volte impossibile, altre volte necessario e costruttivo. Alcune persone affrontano il cambiamento con entusiasmo, altre con paura. Tutti però mettiamo in gioco le nostre emozioni.

 

Per affrontare un cambiamento bisogna aiutare le persone a comprendere le proprie reazioni, prepararle emozionalmente a sviluppare una NUOVA INTELLIGENZA EMOTIVA.

 

Definire nuovi scenari lavorativi

 

Perché ci sia una gestione del cambiamento efficace è necessario che gli scenari lavorativi siano coerenti. Questo significa dimostrare FLESSIBILITÀ all’interno dell’azienda, anche in termini di contratti e benefit con un’attenzione sempre più marcata ai bisogni delle persone.

 

Partecipazione e inclusione al cambiamento

 

Per far accettare il cambiamento diventa fondamentale saper INCLUDERE le persone. Inclusione e partecipazione sono due chiavi per governare il cambiamento.

Attuare un processo bottom-up attraverso il quale raccogliere le idee delle persone può essere la strada giusta: saper includere le persone significa aiutarle a essere parte attiva del cambiamento, aumentandone la motivazione.

La partecipazione inoltre attiva uno scambio di idee spesso costruttivo e capace di generare valore aggiunto.

 

Informazione trasparente

 

Guidare il cambiamento significa comprendere ciò che sta accadendo. Questo vuol dire fornire alle persone gli elementi utili per capire quello che sta avvenendo intorno. Per questo imparare a INFORMARE nel modo giusto e in maniera e trasparente i propri collaboratori dei cambiamenti in atto, è di fondamentale importanza.

 

Introdurre un nuovo Performance Management a Feedback Continuo

 

“Una destinazione non è mai un luogo, ma un nuovo modo di vedere le cose” (Henry Valentine Miller, 1891-1980, scrittore, pittore, saggista e reporter di viaggio statunitense)

 

Insomma, avrai capito che di cose da affrontare ce ne sono molte per AFFERRARE IL FUTURO DEL PM. Le domande che si sono aperte alle aziende negli ultimi anni sono molte.

La dimensione quotidiana del lavoro è passata velocemente dal piano fisico a quello virtuale. Una vera e propria sfida che il mondo del PM si è trovato a dover affrontare. Ma adesso cosa succederà? quali sono gli scenari e come verrà gestita questa nuova realtà in bilico fra digitale e ufficio?

E ancora, come rendere il sistema di valutazione delle performance sempre più oggettivo e vicino ai bisogni dei talenti che vogliamo attrarre e trattenere in azienda?

Ci sono molte sfide aperte, e altre che dovranno essere approfondite.

 

Per rispondere a queste e ad altre domande sul futuro del Performance Management segui il Journal of Human Revolution curato da K-Rev.

 

Leggi anche: Gli strumenti per la Valutazione del Potenziale che dovresti conoscere

 

 

 

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