Il classico Performance Management è un boomerang senza ritorno: produce danni e genera insoddisfazioni. Esiste un modo per cambiare le cose? Sì, e puoi farlo adesso!

Lo senti il frastuono? È il rumore crescente delle persone che abbandonano le organizzazioni, di quelle che non sono più produttive ma continuano ad essere dei costi, dei profitti in picchiata, dei lamenti che esplodono.

Lo sai, lo sappiamo e lo sanno – quasi – tutti: il Performance Management, come lo conosciamo ora, ci sbatte in faccia tutta la sua inefficienza.

Dopo 30 anni sentiamo ancora dire le stesse cose: tempi lunghi, processo complesso, effort enorme, poca qualità. Insomma: solita fuffa e zero valore.

Basta parlare, è tempo di agire e di cambiare!

Il cambiamento fa paura, ma quanto è spaventoso restare fermi?

Tu puoi scegliere. Puoi fare da spettatore agli effetti distorti di questo meccanismo o scegliere se contribuire al benessere della tua azienda, allineando e coinvolgendo colleghi e collaboratori.

Ricorda: è il processo per gestire le persone che decreta il successo o la fine di un’azienda!

Resti fermo o ti evolvi con noi?

 

Cosa sta succedendo al Performance Management?

Meccanismi di feedback annuali o semestrali non sono più accettabili, così come sistemi di rating a distribuzione forzata che generano percezione di disuguaglianze e favoritismi all’interno delle aziende.

È arrivato il momento di lasciare il passo a un nuovo Performance Management, che dovrebbe cambiare completamente pelle, in nome dell’EVOLUZIONE.

Con l’avanzata del distance e smart working e i bisogni della nuova generazione di lavoratori, la tua azienda si è trovata a dover aggiustare strategie, obiettivi e modalità. In poche parole, se ancora non l’hai fatto, bisogna cambiare radicalmente l’approccio alla valutazione e allo sviluppo delle persone.

 

Cosa c’è di sbagliato nel vecchio PM?

Il vecchio performance management è un processo annuale dove (in teoria…) all’inizio dell’anno il responsabile fissa degli obiettivi e alla fine dell’anno si ritrova con il suo collaboratore per valutarli.

Questo metodo non funziona più. Perché?

  • Se non tieni traccia di quello che succede durante l’anno non riuscirai mai ad avere un ricordo esaustivo ed oggettivo e avrai valutazioni sbagliate, basate su percezioni emotive e non su elementi razionali.
  • Anche se tu riuscissi ad individuare cosa non ha funzionato nel raggiungimento degli obiettivi, ormai sarebbe troppo tardi e non avresti la possibilità di rimediare.
  • Per modificare i risultati inerenti agli obiettivi devi per forza dare feedback sui comportamenti che, per loro natura, hanno bisogno di un monitoraggio costante in grado di cogliere l’attimo in cui vengono agiti e non in “finestre” (step feedback) prefissate.

L’obsoleto metodo di gestione per obiettivi è spacciato. Inizia a pensare in ottica OKR.

 

Il metodo OKR

Il metodo O.K.R. (Objectives and Key Results) permette di aumentare la performance e portare la tua azienda al successo, legando ogni azione ad uno specifico obiettivo, rendendolo coerente, misurabile e condiviso.

Misurare e condividere in tempo reale dati sulla valutazione dei collaboratori è la chiave di volta per aprirsi al cambiamento.

Perché questo metodo è migliore:

  1. Chiarezza: permette di avere una mappa ben delineata, ti aiuta nello svolgimento delle varie attività.
  2. Coerenza: allinea le azioni (To Do list) ai risultati chiave di ogni singola fase (Key Results) agli obiettivi (Objectives) da cui discendono.
  3. Controllo: consente una visione d’insieme delle relazioni tra tutti gli obiettivi aziendali e un monitoraggio costante degli andamenti.
  4. Trasparenza: costruire OKR con il contributo dei membri del team in modo trasparente e condiviso, allinea tutta l’azienda agli obiettivi del piano strategico fissati dal board.

 

In una parola, nel metodo OKR vige la regola FAST (Frequently discussed, Ambitious, Specific, Transparent) piuttosto che la vecchia regola SMART (Specific, Measurable, Ambitious, Realistic, Time buonded) per la costruzione di un buon obiettivo.

In tale logica, gli obiettivi sono tutti discendenti dal piano strategico aziendale e sono tutti intrinsecamente collegati fra loro, sono trasparenti e l’onere (ingente…) di un unico momento di attribuzione (inizio anno) e uno di valutazione (fine anno), con un alto effort per il manager, viene suddiviso in tanti brevi e più semplici confronti periodici.

Basta valutazioni di inizio anno e controllo di fine anno: devi monitorare costantemente e avere un confronto costante di feedback sull’andamento degli obiettivi. E il metodo OKR serve proprio a questo. Smetti di essere ossessionato dagli obiettivi ben costruiti e inizia a MONITORARLI COSTANTEMENTE.

 

Ma cosa devi monitorare? Risultati VS comportamenti

I processi e le strategie di PM che ci stanno stritolando parlano una lingua diversa, e noi continuiamo a non volerla imparare. Iniziamo a non focalizzarci solamente sui risultati ex-post ma anche, e soprattutto, sui comportamenti in itinere. Perché, ricoridamolo, sono proprio i comportamenti che portano ai risultati!

Se non dai un feedback costante alle tue persone sui comportamenti, non puoi raggiungere risultati diversi da quelli che hai sempre ottenuto.

Il feedback deve focalizzarsi su comportamenti e competenze in relazione agli obiettivi attribuiti. Ma per monitorare i comportamenti non si può dare un feedback una volta l’anno o una volta ogni tre mesi. Il feedback deve essere CONTINUO.

 

Non un solo obiettivo

Smettila di compiacerti per il solo e unico obiettivo strategico che sei riuscito a dare alla strategia aziendale, e che ovviamente sta scricchiolando. Ci devono essere più obiettivi e non devono essere solo annuali. Un collaboratore che lavora sulle linee di produzione ha bisogno di obiettivi settimanali e non solo annuali.

E’ necessario inserire anche obiettivi a breve termine e non solo a medio o lungo termine. E a questi dovresti aggiungere i risultati chiave che consentono di arrivare al macro obiettivo stabilito all’inizio dell’anno e le azioni specifiche che ci si aspetta dai livelli gerarchici inferiori della catena organizzativa.

 

Introdurre una cultura orientata allo sviluppo

Se scegli di evolvere è imprescindibile introdurre questa nuova cultura aziendale. Come?

  • Effettuare una prima analisi sullo stato attuale della cultura organizzativa rispetto alla gestione delle persone e delle performance.
  • Fare formazione sulle modalità di colloquio tra collaboratori e responsabili più efficace e moderne, orientandoli verso una logica di feed forward e non più di feed back: in poche parole incentrando il confronto col collaboratore su “ciò che possiamo cambiare da oggi” e non sugli errori commessi.
  • Instaurare sistemi incentivanti sui miglioramenti di comportamento e non sui risultati finali! Altrimenti in breve tempo otterrai una gaussiana piatta, che descrive la (finta) realtà di un’azienda in cui sono tutti eccezionali come…Avengers!

 

Cosa cambiare nei fatti?

Obiettivi operativi sempre più di team e piani di sviluppo sempre più individuali. Gli obiettivi di miglioramento, le modalità di apprendimento e gli ambiti devono essere sempre più personalizzati. Come fai a valorizzare la collaborazione tra le persone se da una parte il manager dice “siamo tutti un’unica squadra” e poi assegna obiettivi individuali che, al contrario, esaltano e premiano la competizione?
E magari, le chiami pure DIVISIONI aziendali…

 

Fai i conti con la digitalizzazione e apri a nuove metriche per la misurazione del capitale umano

Basta correre dietro al digitale. E’ il momento di smettere di chiedersi cosa possiamo fare col digitale e chiedersi invece cosa può fare il digitale per noi, ce lo dice con forza l’Europa (“Industry 5.0 Towards a sustainable, human-centric and resilient European industry”).

 FALLO SUBITO!

Pensa alla scala di rating che usi per dare il feedback: NON FUNZIONA e lo sai anche tu. Ci lamentiamo, giustamente, delle pagelle a scuola perché un numero non può spiegare la complessità di un ragazzo in fase di crescita, ma poi le usiamo tali e quali per misurare gli adulti!

Le persone cresciute in questa logica puntano solo al voto, al risultato (fixed mindset). Entrano facilmente in conflitto quando il responsabile attribuisce loro una valutazione bassa, e viceversa la difficoltà di sostenere la propria tesi da parte del responsabile per mancanza di dati oggettivi e misurati in itinere (feedback continuo raccolto in formato di dato disponibile) lo induce ad alzare le valutazioni (Ponzio Pilato docet…). Insomma, un metodo che fa acqua da tutte le parti e soprattutto fa perdere tempo e risorse.

 

I rating devono essere orientati allo SVILUPPO

L’uso di strumenti digitali consente invece di utilizzare metriche più adeguate a misurare le performance.

Non per niente, nella lista dei sei punti necessari per l’azienda 4.0, stilati dal World Economic Forum (white paper “HR4.0: Shaping People Strategies in the Fourth Industrial Revolution), c’era proprio stabilire nuove metriche per la misurazione del capitale umano.

Basta con questi infiniti e monolitici fogli di calcolo. La digitalizzazione può aiutarti anche in questo, per esempio introducendo l’aspetto di gamification che supporti la UX e invogli la persona ad interagire con il tool che sostiene il processo.

Ma soprattutto, gli strumenti digitali possono aiutarti a sopravvivere permettendoti di utilizzare un sistema di feedback continuo a 360 gradi in cui tutto viene tracciato e ti aiuta nella formulazione dei piani di formazione, di sviluppo e di valutazione.

 

Feedback continuo a 360 gradi

Ok, se sei arrivato qui vuol dire che hai scelto di evolverti insieme a noi.

Il feedback continuo a 360 gradi vuol dire che i feedback non saranno solo quelli forniti dal responsabile ai dipendenti, ma anche quelli provenienti dai clienti interni (ed esterni se desiderato), da colleghi e collaboratori. Ognuno deve poter ricevere un feedback da TUTTI coloro che gravitano nella sua orbita professionale: questo è il feedback a 360 gradi!

Come è possibile? Grazie a strumenti digitali innovativi creati per questo. Per un’analisi del genere è necessario che tutti i feedback scambiati (quando lo decide la persona che osserva e non quando lo decide l’azienda…), siano raccolti e analizzati da un sistema digitale che faciliti l’individuazione di problemi e soluzioni. Tramite una dashboard consultabile in tempo reale devi poterti accorgere di cosa non funziona e di cosa invece sta andando bene.

Un sistema che ti faccia capire in tempo reale aree di possibile calo di motivazione, di performance sotto le attese, di comportamenti non coerenti con gli obiettivi ma anche dove si celano potenziali inespressi e talenti sin qui “invisibili” all’HR. Uno strumento che ti aiuti a prendere decisioni specifiche, ad andare ad agire sul problema, senza perdere tempo e in maniera efficace.

 

Insomma, se hai capito quello che devi fare per approcciarti a un nuovo modello di Performance Management vuol dire che tu e la tua azienda avete fatto la scelta giusta!

Leggi anche: Le cinque C per gestire al meglio il lavoro ibrido

 

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